Para mantener la calma ante cualquier incidente informático como por ejemplo un ciberataque (cada vez más comunes) o un simple problema con el ordenador, es necesario ahora más que nunca, tener una copia de seguridad.
Hay momentos, como el cierre del año, donde es imprescindible realizar una copia de seguridad del año fiscal para evitar que cualquier problema eche por tierra todo el trabajo contable de un año.
Mantener la información a salvo es una necesidad imperante para las empresas. No solo por lo que a la continuidad de negocio se refiere, si se produce un incidente de seguridad, sino a efectos legales ante una inspección o se tienen que justificar determinados gastos. Además, esta información tiene que almacenarse en lugares que respeten todos y cada uno de los protocolos en materia de protección de datos. Por los motivos indicados, la copia anual a cierre de año fiscal es una práctica que desde ECM Asesores&Consultores recomendamos encarecidamente llevar a cabo en todo tipo de organizaciones, sin importar su tamaño.
La copia de seguridad se trata de un “backup” que se realiza una vez finalizado enero, cuando ya se han liquidado todas las obligaciones del año anterior. El objetivo es que toda la información del año se conserve, por eso debe realizarse en un dispositivo diferente a la copia diaria. Una de las mejores herramientas para llevar a cabo esta acción es contar con un servicio de copias de seguridad en la nube que garantice una alta disponibilidad.
El objetivo es poder recurrir a dicha copia en caso de ser necesario de forma rápida y sobre todo sencilla. Hay que realizar la copia, verificar que se ha realizado correctamente y se pueden acceder a los datos y almacenarla en un lugar seguro. Esto debe convertirse en una regla de obligado cumplimiento para ti como empresario o para el encargado de llevar a cabo esta labor en tu empresa.
Tanto si se realiza en un disco duro extraíble como si se hace en la nube a través de un servicio de Backup Online (herramienta más que recomendada), hay que tener en cuenta que si dicha copia se almacena fuera de la empresa, debe estar cifrada. Es una obligación del RGPD, dado que va a contener datos personales de clientes, trabajadores, colaboradores, etc.
Hay que tener muy claro cuál es el objetivo de la copia de seguridad, recuperarla en caso de necesidad cuando sea preciso. Por eso, además de copiar los datos de la aplicación de gestión, de facturación, etc., se necesita guardar también toda la documentación asociada. De poco servirá tener acceso a la facturación y a los gastos, si luego no se puede justificar documentalmente. Es vital que todos los documentos permanezcan guardados en formato legible.
En el caso de trabajar en la nube, lo ideal en este caso es poder realizar una descarga completa de la información. De esta forma, no vamos a depender en exclusiva de la empresa que nos facilita el servicio, sino que también mantenemos en local una copia de dichos datos. Esto asegurará todavía más nuestros datos y cumplirá la “regla del del 3-2-1”; siempre se deben realizar y mantener tres copias de seguridad de los datos a respaldar. Se utilizarán al menos dos soportes distintos para realizar estas copias y uno de ellos tiene que estar siempre fuera de la empresa (por ejemplo, en la nube).
Las empresas que más fácil lo tienen son las más pequeñas, puesto que su volumen de información es inferior, pero suelen ser las más caóticas a la hora de ordenar su documentación. El autónomo que trabaja con su portátil y poco más, cree que su información no es tan importante como la de la gran empresa y se equivoca.
Por tanto, recomendamos a autónomos y pymes que tomen todas las precauciones posibles para evitar posibles sanciones por no disponer de la información ante una posible inspección de la administración.
