La inspección de trabajo es un proceso de control a través del cual la Seguridad Social evalúa el correcto desarrollo e implementación en las condiciones laborales. La Administración Pública vela por el cumplimiento de la normativa vigente en empresas o sociedades que tengan empleados.
La inspección de trabajo permite detectar y reducir el fraude en las relaciones y prevención de riesgos laborales. Muchos clientes, autónomos y pymes, se sienten desorientados antes una inspección de trabajo y no saben cómo deben actuar.
Debemos tener en cuenta que la visita del inspector es un procedimiento rutinario y no es motivo de alarma. Cualquier negocio, sociedad, asociación, etc. puede ser objeto de inspección laboral.
El motivo de inspección puede deberse a un procedimiento rutinario o bien puede ser causada por una denuncia. Las denuncias pueden realizarse de forma anónima y online mediante el Buzón de Lucha contra el Fraude Laboral o puede ser una denuncia formal en la oficina de Inspección de Trabajo y Seguridad Social. En este caso, se tramita de manera personal y el denunciante debe identificarse.
¿Cómo debo actuar ante una inspección de trabajo?
En primer lugar, debes saber que no existe obligación de preaviso. Es decir, los inspectores podrían aparecer en la empresa de forma repentina. Ante esta situación, debes mostrar una actitud colaborativa con los inspectores. Si te niegas a colaborar estarías obstruyendo su trabajo.
Los inspectores de trabajo pueden solicitar acceso a cualquier zona de las instalaciones y, además, puede requerir que un empleado los acompañe.
¿Qué documentación me pueden solicitar en una Inspección de trabajo?
Además de visitar y evaluar las instalaciones y realizar preguntas al personal de la empresa, los inspectores también pueden solicitar documentación. Entre los documentos que es habitual requerir en estas circunstancias encontramos los siguientes:
- Escritura de constitución de la sociedad
- Último recibo de pago del Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE)
- Resguardo de inscripción de la sociedad en la Seguridad Social
- Documentos de inscripción, afiliación, alta y baja a la Seguridad Social en el régimen correspondiente, mutuas, etc.
- Contratos de trabajo
- Justificantes de pago de las nóminas, cuotas o prestaciones de la Seguridad Social.
- Libro Mayor, balances y registros contables, incluidos los programas informáticos y archivos en soporte magnético
- Última declaración del Impuesto de Sociedades
- Declaración de retenciones del IRPF (modelo 190)
- Declaración de operación con terceros (modelo 347)
Así mismo, es obligatorio que la empresa mantenga de forma accesible y visible para los empleados los documentos informativos sobre la normativa de prevención de riesgos laborales o materias sujetas a inspección.
Es recomendable que ante una Inspección de Trabajo avises a tu asesor de confianza para que ponga a tu disposición toda la documentación requerida de forma ágil. Si necesitas obtener más información relacionada con los aspectos laborales de tu empresa, contacta con nosotros.
