Hemos recibido numerosas consultas para aclarar si una factura recibida por correo electrónico es válida. Estamos hablando de una factura electrónica.
Con las nuevas tecnologías a la orden de uso por muchas empresas (por no decir todas) y autónomos, era necesario incluirlas dentro del proceso contable de una empresa.
Factura electrónica: Definición
Es un buen momento para dejar claro este asunto que parece que a más de uno nos puede traer de cabeza. Bien, si nos vamos a lo que dice la Agencia Tributaria al respecto, podemos comprobar que definen como factura electrónica “Documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel”. Por lo tanto, sí son válidas este tipo de facturas recibidas por email. Igualmente, también las podéis realizar vosotros y enviar a vuestros clientes, dado que fueron legalizadas en el nuevo Reglamento de Facturación del 1 de enero de 2013, que fue aprobado por el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre.
Las ventajas que tienen estas facturas son varias, desde el ahorro de costes por impresión, papel y correos, hasta el tiempo, entre otras, el ahorro de impresión, de papel y de gastos de correo.
Para que esta factura tenga la misma validez que la realizada en papel, debe tener todos los datos reflejados en el artículo 6 de ese reglamento que, a groso modo son: datos de nuestra empresa y del cliente, así como los conceptos por la que se expide, la fecha, la numeración y el importe con los impuestos.
Para garantizar que las facturas electrónicas son auténticas y válidas, el artículo 10 del reglamento expone que se deben realizar por alguna de estas formas:
- Con una firma electrónica
- Con un intercambio de datos (EDI)
- Con otros medios que se hayan comunicado a la Agencia Tributaria
Como ves, una factura electrónica tiene la misma validez que una impresa en papel, y puedes enviarla por cualquier formato que utilice tu empresa: pdf, html, jpg, xml, gif… Esta factura puedes remitirla a tus clientes directamente por correo electrónico o dándole acceso a un sitio web para que pueda descargarla, como un disco duro virtual. En este sentido hay muchos disponibles en el mercado como drive o Dropbox, que garantizan la confidencialidad en el intercambio de datos.
Siendo así, puedes ver que el realizar una factura electrónica tiene muchas ventajas y pocos inconvenientes, pudiendo enviarlas a cualquier punto del mundo, lo que te permite que las reciban en tiempo record tus clientes que estén en el extranjero.
