No presentar los libros contables al Registro Mercantil o presentarlos fuera de plazo conlleva una serie de consecuencias. Es importante tenerlas en consideración, más aún en esta época del año. Surgen así varias problemáticas que conviene conocer para así tratar de evitar.
CIERRE PROVISIONAL DE LA HOJA REGISTRAL
En caso de que transcurra un año desde la fecha del cierre del ejercicio sin haber presentado las cuentas para su depósito, se realizará el cierre provisional de la hoja registral – Artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil.
Como consecuencia, se hace imposible presentar a inscripción documentos de cualquier tipo a excepción de los relativos a los actos que pueden ser imprescindibles para la declaración de concurso o la liquidación de la sociedad mercantil. Entre los que sí se pueden presentar encontramos los asientos ordenados por las autoridades administrativas o judiciales, los títulos relativos a la disolución de la sociedad o el nombramiento de los liquidadores, la revocación o renuncia de poderes o al cese o dimisión de administradores, liquidadores, gerentes o directores generales.
En caso de que se quiera inscribir cualquier otra situación, se exigirá la reanudación del tracto y la conveniente regularización de los libros. Sin embargo, entretanto se produce una situación que puede generar una gran inseguridad en terceros.
IMPOSICIÓN DE SANCIONES Y MULTAS POR NO PRESENTAR LOS LIBROS CONTABLES
Además del cierre provisional de la hoja registral, la no presentación de los libros contables puede acarrear también sanciones por parte del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, que depende del Ministerio de Economía y Competitividad. La cifra de estas multas puede oscilar entre los 1.200€ y los 6.000€, calculándose en función del capital social inscrito al no haber constancia de los balances.
Según el artículo 283 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, la sanción será mayor cuanto más grandes sean las cifras de la sociedad, llegando los administradores a responder personalmente por ellas en caso de concurso. Una sociedad con un volumen de facturación al año que supere los 6 millones de euros, tendrá como límite de multa hasta 300.000 euros por cada año de retraso.
IMAGEN DE SOLVENCIA PERJUDICADA
El Registro Mercantil es la base legal para la toma de datos relativos a la solvencia empresarial. Por tanto, cualquier análisis de riesgos financieros que se realice en este caso tenderá a poner en entredicho la imagen de solvencia de la empresa. Y esto, como consecuencia, puede poner en jaque las vías de financiación empresarial, lo que puede restringir nuestro crédito. Ante este caso, siempre será preferible presentar las cuentas -a pesar de que estas posean alguna irregularidad -que no constituya infracción de ningún tipo- antes que permitir que se cierre la hoja registral.
LOS SOCIOS, LA PROPIA SOCIEDAD O TERCEROS PUEDEN RECLAMAR LOS DAÑOS ANTE EL ADMINISTRADOR
El hecho de no presentar los libros de cuentas se traduce en una falta de diligencia del empresario, en base al artículo 225 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, mediante el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital. Esto podría tener como consecuencia, en caso de que se genere un daño a la sociedad, que la propia sociedad, los socios o terceros puedan reclamar los daños que este ha ocasionado a la sociedad. Y esta responsabilidad, de carácter ordinario, puede ocurrir solo por demora, sin que se haya llegado incluso a cerrar la hoja registral. En este caso, no es preciso alcanzar un concurso de acreedores.
PRESUNCIÓN DE CULPABILIDAD EN CASO DE CONCURSO
De igual manera, en caso de concurso, la responsabilidad de la persona jurídica puede comunicarse al administrador. Esto quiere decir que, en caso de una situación de insolvencia de la sociedad, el empresario podría tener que responder de las deudas de la sociedad. La Ley Concursal (artículos 164 y 165 de la Ley 22/2003, de 9 de julio) establece como supuesto de concurso culpable tanto la no formulación de las cuentas anuales como no someterlas a auditoría si estuviera obligado o no depositarlas en el Registro Mercantil en alguno de los tres ejercicios previos a la realización del concurso. En concreto, el artículo 165.1, 3º establece presunción de culpabilidad por no presentar la documentación contable.
El administrador concursal habrá de indicar si existen alteraciones de la imagen de la empresa que puedan suponer una alteración de la percepción que el resto de operadores jurídicos tengan de ella. A este respecto, conviene saber que una sola anotación contable constituye una irregularidad considerada en el foro como grave, por lo que puede significar la declaración de culpabilidad.
PRESENTACIÓN TARDÍA DE LOS LIBROS CONTABLES, PREFERIBLE A LA NO PRESENTACIÓN
A pesar de los problemas que se puedan generar de la presentación tardía de estos libros contables, siempre será más conveniente eso que no presentarlos, haciéndolo siempre antes de que se produzca el cierre registral o la declaración de concurso. En este caso, las consecuencias serás menores y más fáciles de asumir por parte del administrador.
En cuanto a los libros contables, es importante saber que en caso de que se produzca un proceso concursal, el administrador valorará toda la documentación que se expone de manera pública por vía registral, de manera que los libros contables serán evaluados en base al mismo criterio que las cuentas.
Además, en base al artículo 333.3 del Reglamento del Registro Mercantil, si la solicitud de legalización se realiza fuera de plazo, el registrador lo hará constar en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente del Libro-fichero de legalizaciones. Esto puede tener consecuencias negativas en cuanto a la imagen de la sociedad ante terceros si se realiza de manera reiterada, pero nada más.
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